Là một người hướng nội, đặc biệt khi là một người viết, mình luôn gặp khó khăn khi nói trước đám đông, trình bày rõ ràng và một vấn đề, dùng lời lẽ để thể hiện ý kiến và thuyết phục stakeholders đồng ý với mình. Khi biết mình phải “nói một cái gì đó”, một chục con bươm bướm sẽ bay tung nóc trong bụng mình (butterflies in the stomach ?), đầu óc thì trống rỗng, chẳng biết nói gì mở lời như thế nào ahuhu.

Đến khi chập chững làm team lead và manager ở môi trường agency biến động, mỗi ngày lô lốc cuộc họp cả internal, externap, direct reporting với một chục dự án khác nhau, can’t get sh*t done nếu không học được cách trình bày gọn ghẽ, rõ ý và đáng thuyết phục.

---

7 bước present hiệu quả

là cách mình tự cứu thân, và cảm thấy tốt hơn mỗi ngày

1. Objectives

Đặt mục tiêu: mình muốn đạt được gì sau buổi present?

Mình thường chọn một mục tiêu duy nhất. Cho dễ tập trung và cảm thấy mình-có-thể-làm-được.

• Present chiếc proposal, muốn khách đồng ý cái rụp, proceed payment làm ngay.
• Present một feedback với team, muốn team phản biện và cùng tạo ra ý tưởng unbeatable.
• Present cục problem với BOD, muốn BOD buy-in solutions của mình và team.

2. Agenda and whiteboard

Thực hiện được Objectives trên, có bao nhiêu ý lớn trong bài present?

Lên danh sách Agenda, gửi trước và gửi kèm tài liệu (nếu kịp) cho các stakeholder aware trước, chuẩn bị thông tin trước khi bắt đầu buổi present, tránh “anh/chị chưa có nhiều thông tin, nghiên cứu kĩ rồi báo lại em sau nhé” (nah nah!)

Sử dụng Whiteboard trong buổi present, cả F2F và online meeting, nói đến đâu zoom in đến đó, định hướng sự tập trung của người nghe tại chỗ.

• Slide: chia thành các Section lớn, dùng làm proposal, report
• Spreadsheet: chia thành các Sheet lớn, dùng làm action plan, detailed plan, comparison
• Note: chia thành List những ý chính, dùng cho stand-up meeting, pop-up meeting

3. Sharing talk

Một kĩ thuật tự lừa lọc sự quắn quéo của bản thân: sharing talk – nói kiểu chia sẻ, giúp người nghe có thêm thông tin, có thêm nhận thức và nhiều lựa chọn phù hợp hơn. Nên thoải mái hơn tẹo.

Nói từ tốn từng điểm một, nói hết ý mới chuyển sang ý tiếp theo. Nghỉ lấy hơi hoặc dùng transition words khi đột nhiên quên mất tiêu định nói gì tiếp theo =))))

Tương tác nhè nhẹ để có sự giao tiếp hai chiều, có response = people get involved = đối thoại tự tin hơn độc thoại. Response bằng lời, cái gật gù hoặc eye contact. Thường từ sau khi người nghe response lần một lần hai, mình mới… nói mạnh miệng hơn.

4. Listen, little by little

Sau phần present một-lèo, là lời gợi mở: “We’re happy to have your constructive ideas!”

Lắng nghe và phân tách, kiên nhẫn một tẹo:

• Emotional expression: “sao sao á”, “hơi kì”, “không thích”…
• Critical expression: “em đang gom 2 nghiên cứu không cùng sample size lại để nói, em cần giải thích kĩ lí do đưa ra nhận định…”
• In-between: “kinh nghiệm làm nghề của chị hơi khác với nghiên cứu của em…”

5. Probe questions

Một kĩ thuật đáng giá lượm lặt được trong thời gian ngắn ngủi mình làm market research. Khách hàng không bao giờ diễn tả chính xác nhu cầu và mong muốn của họ, bằng lời hoặc bằng vài ba lời. Ví dụ kinh điển là khách hàng của Ford bảo mình cần một chiếc xe ngựa chạy nhanh hơn, hoặc như con gái bảo “em ăn gì cũng được” nhưng thực ra cần bạn nam quan tâm tinh tế đoán đúng ý mình.

Mọi câu trả lời đều có thể đặt probe questions.

Trong muôn kiểu survey: brand engagement:

• Câu hỏi: Bạn nhận thấy brand A mang đến nhiều sản phẩm tốt cho người tiêu dùng – Trả lời: Likert 4/5
• Câu hỏi: Bạn giới thiệu brand A đến với bạn bè, người thân trong gia đình – Trả lời: Likert 2/5
• Câu hỏi: Bạn khuyên bạn bè, người thân trong gia đình dùng brand A ngay khi họ có nhu cầu A’ – Trả lời: Likert 2/5

Để hiểu rõ ý nhau, mình cũng có thể đặt open-ended probe questions:

• Mình chưa hiểu ý, bạn có thể giải thích thêm không? (câu kinh điển kéo giờ trong IELTS Speaking =)))))
• Nếu anh chị thấy không phù hợp, có phải là ngại người dùng có xu hướng thích an toàn hay là chi phí quá cao?
• Oh chị cũng thấy team bị overload, em mô tả chi tiết cách thức phân việc, teamwork và sắp xếp thời gian xem bị cấn chỗ nào?

6. Next action items

Luôn kết thúc mọi buổi present hoặc meeting bằng một dọc Next action items.

Next action items = Stakeholders’ agreement + Going forward = Effective meetings

Trong đó có:

• Action items: những việc cần làm
• PIC: ai là người làm
• Due date: làm trong bao lâu

7. Recap meeting

Bước cuối cùng, là bước quan trọng. Không phải lúc nào mình cũng đươc làm việc với khách tốt tính hoặc người chủ động tự giác, vì vậy, giấy trắng mực đen chắc chắn không cãi nhau về sau.

• Recap meeting = danh sách Next action items
• Yêu cầu các stakeholders xác nhận
• Yêu cầu không hỏi đi hỏi lại, không ý kiến cho đến buổi review tiếp theo (khéo léo nhắc nhở ?)

*Relevant voice

Một ý cộng thêm.

Đại loại là nói chủ đề và nói theo kiểu cách tương tự người nghe, là cách khiến họ dễ tiếp nhận thông tin và get involved nhất. Buổi present suôn sẻ từ bước số 3 suôn đến rất lâu về sau. Cần quan sát, lắng nghe và tìm hiểu kĩ lưỡng về sau.

---

Điều khiến mình thích thú hơn

? Chiếc feedback nhỏ cho các bé trong team

Đây thực chất là một đoạn feedback trong bạn nhỏ trong team, khi nói vèo vèo hồi khách ngớ người ra không hiểu gì hết. Chắc phần nào giúp được bạn sống chung với lũ. Mình cảm thấy thực sự làm tốt là khi giúp các bạn nhận ra vấn đề và tìm cách giải quyết. Như người lớn có trách nhiệm bảo ban lũ trẻ, tính vầy cũng kì ghê.

? Không nhất thiết phải hoạt ngôn, chỉ cần nói lời-có-ý

Thở phào một hơi dài, cuối cùng mình đã có thể tận dụng thế mạnh hướng nội để làm tốt công việc và truyền thông hiệu quả, có được sự đồng tình của mọi người mà không phải cáu bẳn lên. Cũng chẳng cần phải nói nhiều, nói dông nói dài, thảo mai vượt quá giới hạn làm cạn kiệt năng lượng của mình. Bù lại, nói-có-ý khiến mình suy nghĩ kĩ hơn từ nhiều góc nhìn, cẩn trọng hơn với lời định nói và luôn thoải mái tiếp nhận ý kiến trái chiều.

? Trở nên linh hoạt vừa đủ, điềm tĩnh vừa đủ

Tâm tình được rèn luyện nên trở nên vững chãi hơn. Điện thoại có thể đổ chuông bất cứ lúc nào vì một cái biến đổ ùm từ trên trời xuống cần giải quyết ngay. Đùng một phát trở thành người present thuyết phục khách về phương án của team, chốt luôn deal size. Hoặc đôi lúc cần truyền thông từ BOD xuống những yêu cầu mà mình cảm thấy… hơi phi thực tế. Nói chung, fail mãi sẽ học được cách sống chung với lũ, nhận tin mà lòng không một gợn sóng, trầm ổn nói ra suy nghĩ và tìm cách giải quyết. Dù bươm bướm vẫn bay vòng vèo trong bụng dạ.